Para desarrollar un proceso de Indagación Apreciativa conviene contar con una persona o un grupo de personas que actúen como elemento motor, dinamizador y facilitador. Como también ocurre con otras metodologías de mejora continua de la calidad o de formación participativa, es preferible que esa función recaiga en una entidad externa a la organización cuyo cambio se desea promover con el proceso: por un lado, porque la mirada exterior es capaz de observar aspectos que desde dentro, inmersas en la cultura de la organización, las personas ya no pueden ver porque se han convertido en parte de su forma habitual de funcionamiento; por otro, porque a la hora de identificar y debatir las cuestiones que se planteen en el grupo, las personas externas no aportarán consigo a la discusión resentimientos o preocupaciones asociadas a cada uno de los temas tratados, tendrán una posición de mayor neutralidad; por último, desde esa posición de mayor neutralidad, tendrán mayor capacidad para mediar y facilitar el diálogo.
Dicho lo anterior, si el servicio o la entidad de la que depende el servicio cuenta por ejemplo con una persona profesional responsable de calidad o, que sin tener asignada esa función, sea quien más habitualmente impulsa los cambios en el servicio, también puede recaer en ella este papel de dinamizadora y facilitadora, siempre que, por su experiencia y por la naturaleza de las relaciones que mantiene con el resto de la plantilla, se encuentre en situación de adoptar una postura abierta, que dé voz a todas las propuestas.